skip to main content
Cwblhewch ein harolwg am ein hadeilad newydd yma

Cyfreithiol

Mae Archifau Gogledd Ddwyrain Cymru (NEWA) yn gytundeb partneriaeth anffurfiol rhwng Cynghorau Sir Ddinbych a Sir y Fflint.

Mae NEWA yn casglu ac yn defnyddio gwybodaeth am y cofnodion hanesyddol rydym yn eu cadw, yn ogystal â chofnodion sy’n ymwneud â darparu gwasanaethau i’n cwsmeriaid.

Mae popeth a wnawn gyda gwybodaeth am bobl fyw – megis sut y byddwn yn ei chasglu a gyda phwy y byddwn yn ei rhannu – yn gorfod cydymffurfio â rheoliadau Diogelu Data. Rhan allweddol o hyn yw bod yn agored ynglŷn â sut rydym yn defnyddio gwybodaeth a pha hawliau sydd gennych chi mewn perthynas â’r wybodaeth rydym yn ei chadw amdanoch. Bydd y Polisi Preifatrwydd hwn yn ceisio gwneud hyn.

Y wybodaeth rydym yn ei chadw ac i beth y byddwn yn ei defnyddio

Rydym yn darparu gwasanaethau o dan Ddeddf Llywodraeth Leol (Cofnodion) 1962, Deddf Cofnodion Cyhoeddus 1958 a 1967 ac amrywiol ddeddfwriaethau eraill. Er mwyn darparu’r gwasanaethau hyn, byddwn yn casglu ac yn defnyddio data personol pobl sy’n defnyddio ein gwasanaethau.  Er dibenion Diogelu Data, rydym yn prosesu (h.y. casglu a defnyddio) y wybodaeth hon yn gyfreithlon, gan ei bod yn dod o dan ein ‘tasg gyhoeddus’.

Pryd bynnag y byddwn yn defnyddio gwybodaeth, byddwn bob amser yn cyfyngu hyn i’r manylion sydd eu hangen yn unig, ac yn sicrhau ein bod yn ei defnyddio’n saff ac yn ddiogel. Rydym yn gofyn i unrhyw un y byddwn yn rhannu gwybodaeth â nhw, neu sy’n ei defnyddio ar ein rhan, i wneud hynny hefyd. Mae’r holl staff yn cael hyfforddiant ar ddiogelu data a diogelwch gwybodaeth.  

Dyma’r prif fathau o wybodaeth rydym yn ei chadw:

  • Manylion cyswllt sylfaenol (enw, cyfeiriad) unigolion neu grwpiau sydd wedi cyfrannu, adneuo neu roi benthyg cofnodion, fel bod gennym gofnod o sut y cawsom y cofnodion a gan bwy.
  • Enwau a manylion cyswllt a ddarperir gan gwsmeriaid wrth gyflwyno ymholiadau cyffredinol a gwneud archebion ar-lein (am gopïau o ddogfennau, er enghraifft).
  • Enwau a manylion cyswllt cwsmeriaid sy’n defnyddio ein hystafelloedd ymchwilio, er mwyn i ni allu sicrhau diogelwch ymwelwyr os bydd argyfwng yn codi, i gysylltu â nhw yn dilyn eu hymweliad os bydd angen, a hefyd er dibenion cynllunio gwasanaethau (e.e. monitro nifer yr ymwelwyr ac ati).
  • Manylion y cofnodion sydd wedi cael eu darparu i gwsmeriaid, fel bod gennym ni drywydd archwilio o hyn pe byddai cofnodion yn cael eu difrodi, yn mynd ar goll neu’n diflannu.
  • Manylion aelodaeth o’r Cynllun Cerdyn ARA.  Caiff hwn ei redeg gan y Gymdeithas Archifau a Chofnodion, ac mae’n system a gydnabyddir yn genedlaethol o docynnau darllenwyr ar gyfer swyddfeydd cofnodion awdurdodau lleol.  Gallwn eich helpu i gofrestru gyda’r cynllun a gallwn gael gafael ar fanylion aelodaeth yn genedlaethol.

Yn olaf mae’r data rydym yn ei gadw o fewn ein casgliadau. Dim ond archifau y credwn y gallant fod yn fuddiol ar gyfer ymchwil hanesyddol rydym yn eu cadw, a dim ond yr hyn a gynigir i ni y gallwn ni ei gadw. Rydym yn cadw’r hyn sydd gennym yn ddiogel fel rhan o’n casgliadau archif. Os hoffech chi gael rhagor o wybodaeth am y mathau o gofnodion rydym yn eu derbyn ar gyfer ein casgliadau, darllenwch ein Polisi Casglu, sydd i’w weld ar lein.

Gyda phwy y byddwn yn rhannu gwybodaeth, a pham

Caiff gwybodaeth am aelodaeth Cerdyn ARA ei rhannu fel rhan o delerau’r Cynllun Cerdyn ARA gyda’r Gymdeithas Archifau a Chofnodion a swyddfeydd cofnodion eraill sy’n rhan o’r cynllun.

Dim ond mewn achos penodol lle mae gofyn statudol i wneud hynny y bydd unrhyw ddata personol arall yn cael ei rannu. Enghraifft o hyn fyddai os byddai asiantaethau gorfodi’r gyfraith yn gofyn am y data neu os yw’n rhywbeth rydych chi wedi gofyn i ni’n benodol ei rannu.

Am ba hyd y byddwn ni’n cadw’r wybodaeth

Ni fyddwn yn cadw gwybodaeth am fwy o amser nag sydd ei angen. Caiff hyn ei seilio naill ai ar ofyniad cyfreithiol (pan fo cyfraith yn nodi bod rhaid i ni gadw gwybodaeth am gyfnod penodol o amser) neu ar arferion busnes derbyniedig. Mae hyn wedi’i nodi yn ein Hamserlenni Cadw Gwybodaeth.

Bydd data personol sydd o fewn cofnodion archif ein casgliad yn cael ei gadw’n barhaol, neu cyn hired ag y bydd y cofnodion perthnasol yn ein gofal.

Pa hawliau sydd gennych chi

Mae gennych chi amrywiol hawliau mewn perthynas â’r data rydym yn ei gadw amdanoch.

  • Hawl i gael gweld eich data (derbyn copi o’ch data personol)
  • Hawl i gywiro eich data (gofyn i ddata anghywir gael ei gywiro)
  • Hawl i ddileu eich data (gofyn i ddata gael ei ddileu)
  • Hawl i gyfyngu ar brosesu (gofyn i ni beidio defnyddio eich data mewn ffordd benodol)
  • Hawl i gludadwyedd data (mewn rhai achosion, gallwch ofyn i gael copi o’ch data mewn fformat electronig a ddefnyddir yn gyffredin, er mwyn ei roi i rywun arall)
  • Hawl i wrthwynebu (yn gyffredinol, i wneud cwyn am unrhyw agwedd ar ein defnydd o’ch data)
  • Hawl i gael eglurhad os bydd unrhyw benderfyniadau’n cael eu gwneud yn awtomatig, gan gynnwys proffilio, ar sail eich data, ac eglurhad o’r rhesymeg y tu ôl i hyn

Gallwch gyflwyno unrhyw gais o’r fath i Swyddog Diogelu Data Cynghorau Sir Ddinbych a Sir y Fflint.

Gallwch hefyd adrodd am eich pryderon i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.

Rhagor o wybodaeth am bolisïau preifatrwydd Cynghorau Sir Ddinbych a Sir y Fflint.